Den gode ansøgning

En fondsansøgning er en argumenterende tekst. Den skal overbevise modtageren om, at lige netop dit projektforslag er værd at støtte. Derfor er det afgørende, at den er tilpasset modtageren og den kommunikative kontekst. Her kan du læse en række anbefalinger til udformningen af den gode ansøgning.

Struktur og indhold

Mange bevillingsgivere har et ansøgningsskema, som skal anvendes i forbindelse medansøgningen. Skemaet sætter visse rammer for ansøgningens struktur og indhold, men det indeholder som regel følgende elementer:

Resuméet er en kortfattet gengivelse (normalt en halv til en hel side) af din projektbeskrivelse. Det bruges ofte til at grovsortere ansøgningerne. Derfor skal det overbevise bedømmelsesudvalget om, at dit projekt er interessant, og at det passer med fondens/opslagets formål.

Resuméet bør give svar på følgende spørgsmål:

Hvad sigter projektet mod at opnå, og hvilken betydning kan det have for forskning og samfund
Hvorfor er det dig/dit team, der skal udføre projektet?
Hvorfor kan/skal projektet udføres nu?
Hvilke centrale metoder, teknikker eller tilgange anvendes der i forskningsprojektet?
Hvilke forventede resultater vil projektet afstedkomme – og hvordan vil de bidrage til videreudviklingen af feltet?

Lægmandsbeskrivelsen er en kortfattet gengivelse (normalt en halv til en hel side) af din projektbeskrivelse. Den bruges ofte til en administrativ grovsortering af ansøgningerne. Derfor skal den overbevise forskningssekretariatet om, at dit projekt er interessant, og at det passer med fondens/opslaget formål.

Lægmandsbeskrivelsen skal give svar på de samme spørgsmål som resuméet, men den henvender sig til et bredere publikum og skal have et mere tilgængeligt indhold og et mere dynamisk sprog.

Projektbeskrivelsen er en overordnet beskrivelse af projektets hovedelementer, herunder mål og delmål, design og metode, forventede resultater samt formel og praktisk organisering. Den henvender sig til en forholdsvis bred målgruppe, som ikke kan forventes at have specialviden inden for forskningsfeltet.

Projektbeskrivelsen indeholder som regel:

En beskrivelse af projektets formål, herunder eventuelle hypoteser
En redegørelse for projektets videnskabelige og eventuelt samfundsmæssige relevans
En beskrivelse (og motivation) af projektets design og metode
En kortlægning af baggrunden for projektet, herunder en redegørelse for centrale begreber og den aktuelle viden på feltet
En forskningsplan, herunder en tidsplan med vigtige milepæle og tidsfrister
En beskrivelse af projektets organisering, herunder forskningsgruppe, samarbejdspartnere og indbyrdes arbejdsdeling
Overvejelser omkring projektets gennemførlighed, herunder praktiske og etiske udfordringer der kan opstå i forbindelse med projektet
Overvejelser omkring publicering og og formidling af projektets resultater

En projektbeskrivelse skal altså ikke forveksles med en protokol, som er en mere detaljeret og specialiseret beskrivelse af projektet.

Budgettet er en redegørelse for projektets økonomi. Mange fonde har en skabelon, som man skal bruge, men som hovedregel skal budgettet besvare disse spørgsmål:

Hvad koster projektet? Budgettet skal være realistisk, og du skal medtage alle udgifter, der er forbundet med projektet.
Hvilke udgifter søger du støtte til hos fonden?
Har projektet modtaget støtte fra andre fonde?
Søger du støtte til projektet fra andre fonde? Hvilke budgetposter drejer det sig i så fald om?
Har projektet medfinansiering fra afsenderorganisationen? Fx i skikkelse af VIP- eller TAP-løn eller udgifter til software og licenser.

Det er en god idé at tilføje en beskrivelse eller forklaring til de enkelte budgetposter – især hvis de skiller sig ud. Fx kan det være, at lønnen til en ph.d.-studerende i projektet afviger fra den normale lønramme for ph.d.-studerende, fordi vedkommende er læge. Eller det kan være, at en budgetpost til indkøb af udstyr er nødvendig for projektets gennemførelse.

Husk at følge fondens retningslinjer. Uanset hvor god ansøgningen er, risikerer den at blive afvist, hvis der er formelle fejl i budgettet.

Søg ikke til budgetposter, som fonden har specificeret, at den ikke dækker.
Søg ikke mere end det maksimale beløb i opslaget.

Fx har fondene forskellige retningslinjer for overhead. Nogle giver ikke støtte til overhead, og nogle giver overhead med forskellige procentsatser, afhængig af hvem der administrerer bevillingen.

Husk derudover, at budgettet ikke kun er en redegørelse for projektets økonomi, men også en del af fortællingen i ansøgningen. Derfor skal budgettet være afstemt med de øvrige dokumenter i ansøgningen. Fx er det en god idé at bruge de samme beskrivelser i både budgettet og projektbeskrivelsen, så læseren kan se en klar sammenhæng mellem projektets økonomi og dets aktiviteter.

Dit CV skal overbevise bedømmelsesudvalget om, at du er den rette person til at udføre projektet. Du kan altså ikke bruge et generisk CV, men skal tilpasse det til det aktuelle opslag.

Det kan være en god idé at tilføje en kortere profiltekst, hvor du sammenfatter de dele af dit CV, som er særligt vigtige i forhold til opslaget, fx erfaring med forskningsledelse eller tværfaglig forskning. Hvis du har et kortere CV, kan profilteksten også være en måde at kvalificere dine hidtidige aktiviteter, fx en faglig toning af din uddannelse.

Læs mere om struktur og indhold i Syddansk Forskerstøttes vejledning i at skrive et godt CV.

Publikationslisten er en oversigt over din – eller en projektdeltagers – videnskabelige produktion. Videnskabelig produktion omfatter typisk videnskabelige udgivelser, men kan også være fx patentreferencer.

Som regel skal man vedlægge en publikationsliste for ansøgeren og hver af projektets deltagere. Ofte stiller fondene forskellige krav til omfanget af listen, alt efter om man står som ansøger eller deltager.

Publikationslisten kan være komplet eller selektiv, og den kan være organiseret på forskellig vis. Hvis fonden ikke angiver andet, kan du tage udgangspunkt i disse retningslinjer:

Inkludér kun arbejde, som er udgivet eller accepteret til udgivelse.
Markér ansøgers/deltagers navn med fed skrift i den enkelte artikels forfatterliste.
Sørg for, at rækkefølgen af forfattere i publikationslisten følger rækkefølgen af forfattere i selve udgivelsen.
Anfør alle forfattere, og angiv, hvilket princip rækkefølgen afspejler, fx alfabetisk eller første- og sidsteforfatter.
Inddel listen i relevante kategorier, og præsenter udgivelser under hver kategori i omvendt kronologisk rækkefølge.

Inddelingen i kategorier afhænger af, hvor mange udgivelser du har. Hvis fonden ikke angiver andet, kan du kan tage udgangspunkt i disse kategorier:

Udgivelser, som har været i fagfællebedømmelse
- Monografier
- Artikler
- Bogkapitler
- Artikler, som er udgivet i konferenceproceedings
Udgivelser, som ikke har været i fagfællebedømmelse
- Monografier
- Rapporter
- Artikler
- Bogkapitler
- Andet
Patentreferencer, som er relevante for forskningen

Bilagene indeholder yderligere oplysninger, som er relevant for ansøgningen. Fondene angiver som regel, hvilke oplysninger de er interesserede i, herunder

oplysninger, som skal vedlægges som bilag, og
oplysninger, som kan vedlægges som bilag.

Yderligere oplysninger indgår ikke i bedømmelsen og kan resultere i en administrativ afvisning af ansøgningen.

Husk at læse vejledningen

Læs vejledningen til opslaget, inden du går i gang med din ansøgning. Vejledningen beskriver, hvilke krav fonden har til ansøgningen, herunder hvilke dele der skal med, og hvilket omfang de må have. Hvis ansøgningen ikke lever op til disse krav, bliver den sandsynligvis afvist, inden den kommer i bedømmelse.

Sprog og kommunikation

Bedømmelsesudvalget skal ofte læse mange ansøgninger på én gang, og de er ikke nødvendigvis specialister på det pågældende felt. Derfor skal ansøgningen være

klar, så læseren kan forstå den uden unødvendige anstrengelser,
koncis, så læseren ikke behøver at læse unødvendige oplysninger for at få de mest nødvendige,
konsistent, så læseren kan følge de samme nøglebegreber undervejs i teksten, og
overskuelig, så læseren kan lokalisere de nødvendige oplysninger uden at bruge ekstra resurser.

Det stiller krav til sproget i ansøgningen, som du kan læse mere om nedenfor.

Ordvalg omfatter blandt andet brugen af fagtermer og forkortelser. Tilsammen har de stor betydning for, hvordan ansøgningen fremstår for modtageren.

Fagtermer

Begræns brugen af teknisk jargon.
Brug kun fagtermer, der er nødvendige for at udtrykke indholdet i ansøgningen.
Forklar komplekse termer kortfattet, hvis de kan misforstås.

Fagtermer muliggør præcis kommunikation mellem specialister, men de er ofte uforståelige for sprogbrugere med en bredere baggrund. I rapporten Evaluations and evaluators in Horizon 2020 svarer 46% af de adspurgte, at kompliceret sprog har betydelig eller afgørende betydning for deres bedømmelse. Som ansøger skal man overveje, hvem der skal læse ansøgningen, og tilpasse sprogbrugen derefter. Ofte skal den læses af både specialister og generalister. Man skal også overveje, hvor i ansøgningen de tekniske dele hører hjemme. Måske er de ikke nødvendige for at kommunikere den overordnede projektidé, men kan i stedet isoleres til specifikke dele af ansøgningen, som læsere med en særlig interesse for de tekniske detaljer kan fordybe sig i.

Forkortelser

Begræns brugen af forkortelser til de mest nødvendige.
Forklar forkortelser, når de optræder i teksten første gang.
Vær konsistent i brugen af forkortelser.

Forkortelser er nyttige, hvis man skal udtrykke sig økonomisk, men de kan overtage teksten og forstyrre læsningen. I rapporten Evaluations and evaluators in Horizon 2020 svarer 25% af de adspurgte, at uforklarede forkortelser har enten betydelig eller afgørende betydning for deres bedømmelse. Som afsender skal man overveje, om en forkortelse er så almindelig, at den ikke kræver en forklaring. Det vil sjældent være tilfældet, da forkortelser som regel knytter sig til specifikke faglige fællesskaber, som læseren ikke kan forventes at tilhøre. Man skal også overveje, om en forkortelse overhovedet er nødvendig. Hvis den kun optræder få steder i teksten, er det som regel bedre at skrive den ud.

Under udarbejdelse...