Om os

Forberedelse og Flytning er en relativt ny afdeling på OUH. Afdelingen består af en programdirektør, sekretariatsleder, sekretær, studentermedhjælp og en række konsulenter. Afdelingen håndterer større opgaver i flytte- og forberedelsesarbejdet, herunder strategisk porteføljestyring, procesledelse og ledelsesunderstøttelse i relation til større tværgående forretningskritiske projekter, samt at være bindeled mellem Projektorganisationen for Nyt OUH (ansvarlig for byggeri) og OUH.

Forberedelse og Flytning skal hjælpe organisationen med at blive klar til udflytningen til det nye OUH. Direktionen har valgt, at så meget af forberedelsesarbejdet som muligt skal foregå i normalorganisationen, således at de, der skal arbejde i de nye rammer, selv er med til at planlægge. På OUH er forberedelsesarbejdet i fuld gang. Forberedelse og Flytning har en vigtig rolle med at skabe overblik over de forskellige spor i planlægningsarbejdet og hjælpe med koordinering på tværs af OUH.

Afdelingen har et meget bredt opgavefelt og veksler mellem at være koordinerende og udførende. Rollen afgøres løbende nærmere i samspil med samarbejdspartnere og direktion.

Hvem forbereder hvad?

Forberedelsesarbejdet frem mod det nye OUH er organiseret i spor med nogle tilhørende delprojekter. Vi holder øje med, om der er den planlagte fremdrift i sporene. Fra Forberedelse og Flytning indgår vi selv i otte af disse forberedelsesspor, der er defineret som ”risikospor” (fx lægemiddelområdet, logistik og IT), fordi de beskæftiger sig med områder, der er afgørende for, at det nye OUH kan tages i brug.

Klargøring af bygningerne inden indflytning (aktiveringsfasen)

Efter byggeriet er færdigt, er der en lang række af opgaver, som skal være udført inden bygningen er klar til drift og indflytningen kan påbegyndes. Det er f.eks. installering af nyt udstyr, myndighedsgodkendelser, depoter fyldes op, tjek af rum for ”klar til drift”, medarbejderne skal se de nye omgivelser og meget mere. Derudover skal bl.a. laboratorierne flytte fra OUH til det nye OUH i denne fase, og vil have den primære drift fra det nye OUH.

Koordineringen af både planlægningsarbejdet og den fysiske udførelse er forankret i Forberedelse og Flytning. Serviceafdelingerne på OUH spiller en stor rolle i arbejdet, og derudover vil de enkelte afdelinger blive inddraget i klargøring af deres rum.     

Flytning til det nye universitetshospital

Det er besluttet, at selve flytningen til de nye lokaler skal komprimeres så meget som muligt. Planlægning af flytningen er forankret i Forberedelse og Flytning, der har et samarbejde med det canadiske flyttefirma, Health Care Relocation (HCR), som rådgiver OUH om flytningen. 

For hver afdeling på OUH er der valgt en eller flere flyttekoordinatorer. De bistår i arbejdet med flytteplanlægning og forberedelse af selve flytningen i deres respektive afdelinger. Flyttekoordinatorerne er bindeledet mellem den enkelte afdeling og Forberedelse og Flytning samt HCR.

Alt det andet

Opgavesættet i Forberedelse og Flytning spænder vidt og udvikler sig hele tiden. Vi sekretariatsbetjener blandt andet forskellige mødefora, hvor forberedelsesarbejdet koordineres. Desuden er vi med til at planlægge den træning og læring af personalet, som skal finde sted frem mod flytningen. En tredje stor opgave er at få overblik over, hvad det er, der skal flyttes, og hvor det er placeret på det nuværende OUH.