EPJ løsninger fundet til gavn for almen praksis

- Efter nyt journalsystem på OUH udsendes der information om booking uden eksakt angivelse af afdeling til henvisende læge. Der står blot, at der er booket en tid på OUH. Det er uhensigtsmæssigt, idet vi som praktiserende læger har svært ved at følge med i forløbene; eller - Vi har undret os over her i Lægehuset, at vi ikke har modtaget en række epikriser de sidste uger; var bare nogle af de tilbagemeldinger fra almen praksis, som indkom i Praksiskonsulentordningens postkasse efter indførelsen af nyt EPJ system. Nogle af udfordringerne udsprang fra selve EPJ systemet og andre fra klinikkernes brug af det nye system.

IT systemet voldte problemer med afdelingsnavne på bookingsvar

- De tilladte 70 karakterer i bookingsvar har altid været en udfordring pga. de lange sygehusnavne. I regionens gamle EPJ system var løsningen, at cutte det, der var for meget. Men det nye EPJ system kortede af, ved automatisk at skifte afdelingsnavnet ud med afdelingens sygehusafdelingskode; fortæller EPJ konsulent Linda Kroman fra Klinisk IT på OUH. Hun forsætter; - EPJ Forvaltningen blev først bekendte med problemet, da flere praksislæger meldte problemet ind efter OUH’s skift til EPJ SYD. For praksislægerne betød det, at afdelingsspecialet ikke umiddelbart fremgik af bookingsvaret, men evt. kunne slås op ud fra sygehusafdelingskoden. Det er en al for tidskrævende opgave i en forvejen travl hverdag.

EPJ Forvaltningen på OUH tog i foråret 2022 kontakt til leverandøren, som dog på grund af opgavens størrelse og den igangværende implementering ikke havde mulighed for at finde en løsning på problemet før primo 2024. På baggrund heraf tog man kontakt til Regional IT, som viste sig at kunne løse opgaven i fællesskab med input fra EPJ Forvaltningen og Praksiskonsulentordningen.

Linda Kromann fortæller - Regional IT’s løsning finder bookingteksten i de bookingsvar, der afsendes fra EPJ SYD. Indeholder de en parentes med sygehusafdelingskode, mappes koden om til afdelingsnavn, overstiger bookingteksten derefter 70 tegn, slettes sygehusnavnet. Overstiger teksten stadig 70 tegn cuttes den bagerste del af tekststrengen af. Derefter sendes svaret. Løsningen kan håndtere alle typer af bookingsvar.

Medio februar var den nye løsningen klar til test, og 22.  februar blev løsningen sat i drift. Der har ifølge EPJ Forvaltningen efter idriftsættelsen været én fejl, som blev rettet med det samme. Efterfølgende har der ikke været rapporteret fejl på løsningen.

Nyt system = nye vaner

Det viste sig dog hurtigt ved nærmere eftersyn, at problemerne, som almen praksis havde stiftet bekendtskab, ikke kun var en elektronisk fejlkilde. Det viste sig nemlig også, at der også var behov for eftersyn af arbejdsgangene med det nye system. Dette gjaldt især, når det kom til udsendelse af epikriser.

- EPJ Forvaltningen, praksiskonsulent Herdis Brødbæk og jeg har besøgt flere afdelinger for at høre til deres arbejdsgange vedr. epikriser og for at undersøge, hvor fejlkilden lå. Der var forskellige årsager til, hvorfor ikke alle epikriser blev sendt; fortæller sekretær på Praksiskonsulentordningen Lene Ladefoged. Hun fortsætter; - Men alle udfordringer kunne løses ved, at afdelingerne dagligt trækker en bestemt liste over ikke-afsendte epikriser. Med denne liste får afdelingerne et overblik over hele afdelingens påbegyndte men ikke afsendte epikriser, så de kan se, hvad der skal handles på.  Der blev den 16. marts holdt et stort informationsmøde for nøglepersoner på afdelingerne om problematikken for at introducere dem til gode arbejdsgange vedr. epikriser.

På spørgsmålet om OUH tænker, at problemerne er løst ifht. bookingsvarene og manglende epikriser, så afslutter Lene Ladefoged med; - Vi kan i hvert fald sige, at der er blevet fundet en fejlkilde til, at mange epikriser ikke er blevet afsendt. Og vi håber, at vi ved at give afdelingerne nogle redskaber til at arbejde med epikriserne, reducerer de problemer, som de praktiserende læger har oplevet. Men det er også vigtigt for os at sige, at hvis man som praktiserende læge fortsat oplever, at der er et problem, så skal man endelig skrive til PKO-postkassen (ouh.klu.pko@rsyd.dk ). For så er der en fejlkilde mere, der skal findes. Og de henvendelser, som vi har fået i PKO-postkassen, og de telefonopkald, som vi har fået fra praktiserende læger, har altså været en vigtig hjælp til at løse disse problemer.

/Lene Hinnerup Hartmeyer